Vous avez sûrement déjà entendu parler du DPO. Ce mystérieux acronyme signifie « Data Protection Officer », ou délégué à la protection des données en français. Sa fonction a été officiellement instaurée en 2018 par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Mais qui est-il exactement ? Et surtout, pourquoi est-il si important ?
Le DPO, chef d’orchestre de la conformité RGPD
En véritable chef d’orchestre au sein de l’entreprise, le DPO s’assure du respect des règles applicables en matière de protection des données personnelles.
Pour ce faire, il insuffle une véritable culture de protection des données au sein de l’entreprise. Il conseille les dirigeants sur leurs obligations et les accompagne dans l’élaboration de politiques et de procédures internes pour garantir le respect du RGPD. Aussi, il coopère avec les autorités de protection des données (la CNIL en France) en cas de violation de données, de mise en demeure ou de contrôle.
Il est important de noter que la fonction de DPO n’est obligatoire que dans certains cas. Elle peut être exercée à temps plein ou à temps partiel, par un collaborateur interne ou bien un prestataire externe. Beaucoup d’entreprises font de plus en plus le choix d’opter pour un DPO externalisé, notamment pour des questions d’indépendance.
Les missions du DPO au quotidien
Pour assurer la conformité RGPD continue de l’entreprise, le DPO est en contact permanent avec l’ensemble des équipes et doit :
- Mettre en place le registre des traitements de données afin de maîtriser tout le cycle de vie des données, de la collecte jusqu’à la destruction ;
- Elaborer une politique globale de protection des données pour garantir que les données sont traitées conformément au RGPD ;
- Sensibiliser les collaborateurs sur la réglementation et les bonnes pratiques à mettre en œuvre ;
- Réaliser les analyses d’impact pour les traitements de données les plus à risques et mettre en place les mesures nécessaires pour les atténuer ;
- Gérer les violations de données grâce à un plan de gestion des incidents de sécurité ainsi que la notification à la CNIL et aux parties prenantes concernées ;
- Répondre aux demandes des personnes concernées (droit d’accès, de suppression, de rectification, etc.) ;
- S’assurer de la conformité continue en effectuant des audits réguliers.
Un rôle bénéfique pour toutes les entreprises
Si pour beaucoup la désignation d’un DPO sonne comme une véritable contrainte, il peut pourtant avoir de nombreux bénéfices pour le business en permettant de :
- Maîtriser les risques et éviter les sanctions financières et les poursuites judiciaires ;
- Renforcer l’image et la réputation de l’entreprise en respectant la vie privée des clients et collaborateurs ;
- Améliorer la performance de l’entreprise grâce à l’optimisation des processus
Vous l’avez compris, le rôle du DPO est crucial pour les entreprises. Cinq ans après l’entrée en application du RGPD, il est de plus en plus courant d’en nommer un pour piloter la conformité, se prémunir des risques et éviter les sanctions. Et avec l’augmentation des cyber-attaques et le renforcement des règlementations relatives à la protection des données dans le monde, son rôle ne cessera de prendre de l’ampleur.
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